Como organizar seu fluxo de caixa?

Para uma empresa prosperar é essencial que alguns fatores sejam organizados e bem entendidos, um deles é o fluxo de caixa ou fluxo de pagamento. Esse termo pode até parecer complicado em um primeiro contato, mas garantimos que é mais simples do que imagina.

A saúde financeira de um negócio deve ser uma das principais preocupações do empresário. Por isso, é necessário planejamento e boa gestão do dinheiro a todo momento, isso nada mais é que o fluxo de caixa, uma ferramenta usada para identificar o saldo disponível atual e planejar o futuro da empresa.

Dessa forma, sempre haverá capital de giro para custear as operações da marca, como despesas e pagamento dos colaboradores, e investir em melhorias.

O que é fluxo de caixa?

O fluxo de caixa é uma forma de gestão financeira que mostra a entrada e a saída de dinheiro de uma empresa durante um determinado período. Ele permite que os gestores tenham uma visão clara e atualizada da situação financeira da empresa, ajudando-os a tomar decisões estratégicas sobre como usar o dinheiro da empresa.

Como registrar o fluxo de caixa?

O fluxo de caixa pode ser dividido em três partes, são elas:

Entradas: todo o dinheiro recebido a partir das vendas de produtos ou serviços, independente do método de pagamento (cartão, dinheiro, cheque, entre outros).

Saídas: pagamentos de qualquer tipo de despesa.

Previstos: possíveis recebimentos e pagamentos a serem recebidos no futuro, em um período de pelo menos três meses.

Tudo isso auxilia no controle financeiro da empresa, permitindo que o empresário enxergue possibilidades de investimento ou necessidade de solicitação de crédito.

Qual a importância do fluxo de pagamento?

Se fosse necessário resumir o “fluxo de caixa” em apenas uma palavra, provavelmente seria: previsibilidade. Isso porque quando ele está negativo, o empresário consegue analisar as possibilidades de linha de crédito com maior antecedência, o que garante taxas de juros mais atrativas, e outras vantagens.

Por outro lado, quando o fluxo de caixa é positivo, é possível pensar em melhorias para a empresa e investimentos. Portanto, há mais liberdade para organizar-se e fazer planos sem grandes surpresas no futuro.

5 dicas para organizar o fluxo de caixa

1. Mantenha sempre atualizado

   Por mais trabalhoso que seja, é fundamental manter o fluxo de caixa sempre atualizado. O ideal é que as entradas e saídas sejam contabilizadas diariamente, ou seja, ao final do dia, se você fez 200 vendas, todo o valor ganho por elas deve ser inserido na ferramenta. Dessa forma, há menos chances de você deixar passar algum número importante, além de ter um valor mais próximo da realidade.

2. Facilite o processo

   Atualmente, existem diversas formas de facilitar a atualização do fluxo de caixa, o que economiza tempo e aumenta a produtividade. Por isso, lance os dados em planilhas, por exemplo, assim você pode se concentrar em tarefas que não podem ser feitas de forma automática.

3. Analise profundamente os números

   O fluxo de pagamento tem o poder de te contar, por meio de números, como anda a saúde financeira da empresa. Por isso, é possível tirar diversas conclusões a partir dos dados disponíveis na ferramenta.

   Por exemplo, caso esteja negativo, você deve pensar nas soluções para reverter essa situação, como ampliar vendas, cortar gastos ou solicitar linha de crédito. No entanto, se o resultado é positivo, é hora de apostar em crescimento, ampliando o time, investindo em inovação e trazendo benefícios aos clientes.

   Então, lembre-se: esteja sempre atento ao que o fluxo de caixa está te contando. É nele que você consegue enxergar os próximos passos do seu negócio!

4. Crie categorias

   Geralmente, quanto mais categorias você dividir o fluxo de caixa, melhor conseguirá enxergar a situação financeira da empresa. Ao organizá-lo é indicado criar categorias, como: pagamento de colaboradores, vendas de produtos, impostos, contas fixas, entre outros. Dessa forma, será muito fácil enxergar o que mais está pesa no bolso e o que melhor dá retorno.

   Vale ressaltar que as categorias são apenas uma sugestão de organização, funcionando bem para o Excel, por exemplo. Caso você use uma plataforma distinta para criar o seu fluxo de caixa, é possível dividi-lo de outras maneiras. A ideia é seguir a forma que fica mais prático e compreensível para você.

5. Crie centros de lucros e custos

   Essa é uma outra maneira eficiente de organizar o seu fluxo de caixa. A ideia é dividi-lo em grupos de gastos e lucros, ou seja, você define os setores da empresa que geram gastos, como RH, operacional, logística, entre outros, assim como agrupa os departamentos que dão lucro, os produtos, serviços, projetos, por exemplo. Assim, você estrutura os gastos e ganhos.

   Novamente, o ideal é seguir o que melhor te atende. Como a base de um fluxo de caixa é a organização, não adianta seguir padrões que não são fáceis de serem analisados por você e os demais responsáveis pela empresa.

Hoje, existem diversas formas de expandir os conhecimentos financeiros e aplicar novos métodos de organização do fluxo de caixa. Vale sempre investir em cursos e aulas para conhecer as técnicas mais práticas e inovadoras e se ainda não tem um fluxo de caixa na sua empresa, é hora de começar a criar.